FUNGSI DAN PERANAN MANAJEMEN

FUNGSI DAN PERANAN MANAJEMEN

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Swt atas rahmat dan karunia-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini.Makalah yang berjudul Manajemen ini membahas mengenai pengertian, tingkatan serta fungsi dan prinsip manajemen.

     Dalam penulisan makalah ini Kami banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak.Oleh karena itu, Kami ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulisan makalah ini.

            Kami sadar bahwa dalam makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, Hal itu di karenakan keterbatasan kemampuan dan pengetahuan kami.Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca, semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua.

                                                                                   Aceh September 2015

                                                                                                            Penulis

BAB I

PENDAHULUAN

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang memengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Salah satu point penting di dalam manajemen adalah mengenai fungsi dari manajemen tersebut, dan pada kesempatan ini penulis akan memberikan beberapa pendapat para ahli mengenai fungsi-fungsi manajemen yang sudah penulis rangkai di dalam bab pembahasan

BAB II

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Manajemen

Manajemen dibutuhkan oleh semua orang, karena tanpa manajemen yang baik, segala usaha yang dilakukan organisasiakan kurang berhasil. Istilah manajemen berasal dari bahasa Italia meneggiari yang berarti mengendalikan hewan,khususnya kuda. Dalam perkembangannya istilah itu kemudian digunakan untuk mengendalikan organisasi.

Apakah organisasi itu? Organisasi dapat diartikan sebagai suatu kumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuanyang telah ditetapkan. Di dalam organisasi dirasakan perlunyabekerja sama atau bantuan orang lain. Keberhasilan suatuorganisasi antara lain ditentukan oleh kemampuan manajeruntuk mengatur kerja sama tersebut. Kegiatan memimpin,mengatur, mengelola, mengendalikan, mengembangkan kegiatan organisasi merupakan kegiatan manajemen.

Berikut ini dikemukakan berbagai batasan manajemen.

George R. Terry dalam bukunya The Principles of Management mengatakan bahwa manajemen adalahpencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya,dengan menggunakan kegiatan orang lain.

Henry Fayol dalam bukunya General Industrial Management mengatakan bahwa manajemen adalah proses tertentu yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian dalam rangka mencapai tujuan.

John D. Millet dalam bukunya Management in the Public Service mengemukakan bahwa manajemen adalah proses dalam memberikan arahan pekerjaan kepada orang-orang dalam suatu organisasi guna mencapai tujuan.

Harold Koontz dan Cyril O’Donnell dalam bukunya ThePrinciples of Management mengatakan bahwa manajemen adalah cara untuk mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

Manullang mengatakan bahwa manajemen adalah senidan ilmu pencatatan, pengorganisasian, penyusunan,pengarahan, pengawasan terhadap sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari berbagai batasan/definisi di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen adalah ilmu dan seni perencanaan,pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan terhadapusaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam pengertian manajemen tersebut terdapat unsur tujuan, kegiatan,dan manusia. Ketiga hal ini seringdisebut unsur-unsur manajemen.Ketiga unsur tersebut merupakan unsur pokok organisasi.Unsur-unsur tadi diupayakan agar sinkron dan harmonis sehingga tujuan organisasi tercapai secara optimal, kegiatan organisasinya efektif, dan penggunaan manusianya efisien.

Manajemen memiliki manfaat dalam pengembangan berbagai organisasi/instansi, baik swasta maupun pemerintah.

Menurut T. Hani Handoko ada tiga alasan utama mengapa manajemen dibutuhkan.

a.         Manajemen dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, baik oleh pribadi maupunperusahaan.

b.        Manajemen membantu keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

c.         Adanya manajemen akan berguna untuk mencapai efisiensi dan efektivitas serta menjaga keseimbangan dari berbagai tujuan.

Manajemen sebagai Ilmu dan Seni

Menurut T. Hani Handoko dalam bukunya yang berjudul Manajemen yang mengutip pernyataan Luther Gullick,mendefinisikan manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuanyang secara sistematis untuk memahami mengapa danbagaimana manusia bekerja sama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan. Dalam setiap ilmu manajemen terdapat metode ilmiah yang dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen.Metode ilmiah tersebut pada hakikatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut.

a.       Mengetahui adanya masalah.

b.      Mengidentifikasi dan merumuskan masalah.

c.       Mengumpulkan data.

d.      Mengolah data guna menyusun alternatif penyelesaian.

e.       Mengambil keputusan dengan memilih salah satualternatif penyelesaian.

f.       Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.

Manajemen juga dapat dikatakan sebagai seni, dimana manajemen berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata,mendatangkan hasil atau manfaat.Seni manajemen meliputi kemampuan memandang bagian-bagian yang harus ada dalam organisasi sebagai suatu totalitas sistem dan menjadi suatu kesatuan gambaran tentang visi.Seni manajemen mencakuppula kemampuan menyampaikan visi tersebut kepada komponen manajemen.Dalam merencanakan, mengorganisir,menggerakkan, dan mengendalikan seluruh aspek manajemen dilakukan dengan seni, dan tidak kaku.

2. Tingkat-Tingkat Manajemen

Tingkatan manajemen dalam organisasi biasanya mempunyai sedikitnya tiga jenjang manajemen, yaitu manajemen puncak, manajemen menengah, dan manajemenlini pertama.

a.        Manajemen Puncak (Top Level Management)

Manajemen puncak adalah tingkatan manajemen tertinggi dalam sebuah organisasi, yang bertanggung jawabterhadap keseluruhan aktivitas organisasi. Sebutan orang yang memegang posisi dalam manajemen puncak adalah: direktur,presiden direktur, dewan direksi, dan sebagainya.

b.        Manajemen Menengah (Middle Management)

Manajemen menengah bertugas mengembangkan rencana-rencana sesuai dengan tujuan dan tingkatan yanglebih tinggi dan melaporkannya kepada top manajer. Sebutan orang yang memegang posisi dalam manajemen menengahadalah: kepala departemen, kepala pengawas, dan sebagainya.

c.         Manajemen Lini Pertama (First Level/First LineManagement)

Manajemen lini pertama merupakan tingkatan yang paling bawah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional.Manajemen lini pertamaini dikenal dengan istilah operasional (supervisor, kepala seksi,dan mandor).

3. Prinsip dan Fungsi Manajemen

1. Prinsip Manajemen

Henry Fayol mengemukakan 14 prinsip manajemen,yaitu sebagai berikut.

1)      Pembagian Kerja (Division of Work)

Pembagian kerja (spesialisasi) ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan kerja seseorang dalam suatu organisasi/instansi/perusahaan. Pembagian kerja harus disesuaikan dengan kemampuan dan keahliannya, dan didasarkan pada prinsip the right man in the right place, bukan atas dasar like and dislike.

2)      Wewenang dan Tanggung Jawab (Authority andResponsibility)

Wewenang mencakup hak untuk memberi perintah dan dipatuhi, biasanya dari atasan ke bawahan.Wewenang ini harus diikuti dengan pertanggungjawaban kepada pihak yang memberikan perintah.

3)      Disiplin (Discipline)

Disiplin mencakup rasa hormat dan taat pada peranandan tujuan organisasi.

4)      Kesatuan Perintah (Unity of Command)

Setiap karyawan hanya menerima instruksi tentang kegiatan tertentu hanya dari satu atasan.

5)      Kesatuan Arah (Unity of Direction)

Dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawabnya,karyawan harus diarahkan oleh seorang manajer dengan penggunaan satu rencana.

6)      Meletakkan Kepentingan Organisasi daripada Kepentingan Sendiri (Subordinatie of IndividualInterest to General Interest)

7)      Balas Jasa/Pemberian Upah (Remuneration)

Kompensasi untuk pekerjaan yang dilakukan haruslah adil, baik bagi karyawan maupun pemilik.

8)      Sentralisasi/Pemusatan (Centralization)

Dalam pengambilan keputusan, harus ada keseimbanganyang tepat antara sentralisasi dan desentralisasi.

9)      Hierarki/Hierarchi

Garis perintah dan wewenang harus jelas. Sehingga setiap karyawan akan mengetahui kepada siapa ia harus bertanggungjawab dan dari siapa ia mendapatkan perintah.

10)  Keteraturan (Order)

Bahan-bahan dan orang-orang harus ada pada tempat danwaktu yang tepat.

11)  Keadilan dan Kejujuran (Equity)

Keadilan dan kejujuran merupakan salah satu syarat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dalam hal ini,harus ada perlakuan yang sama dalam sebuah organisasi.

12)  Stabilitas Kondisi Karyawan (Stability of Tennur)

Kestabilan karyawan harus dijaga sebaik-baiknya agar segala pekerjaan berjalan dengan lancar. Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi tidak baik bagi suatu organisasi maupun perusahaan.

13)  Inisiatif (Initiative)

Bawahan harus diberi kebebasan untuk menjalankan dan menyelesaikan rencananya meskipun beberapa kesalahan mungkin terjadi.

14)  Semangat Korps (Esprit de Corps)

Setiap karyawan harus memiliki semangat kesatuan (espritde corps) yakni rasa senasib dan sepenanggungan, karyawan memiliki kebanggaan, kesetiaan, dan rasa memiliki terhadap perusahaan.

2.      Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen merupakan elemen-elemen dasar yang selalu melekat dalam proses manajemen dan dijadikanacuan manajer dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi manajemen yang paling mendasar adalah perencanaan(planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan(actuating), dan pengawasan (controlling).

Di bawah inidijelaskan fungsi manajemen sebagai berikut :

a. Perencanaan (Planning)

Perencanaan merupakan serangkaian proses pemilihan/penetapan tujuan organisasi dan penentuan berbagai strategiyang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. T. Hani Handokomengemukakan 4 tahap yang harus dilalui dalam proses perencanaan yaitu:

1) Menetapkan Serangkaian Tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan tentangkeinginan kebutuhan organisasi/kelompok kerja.

2) Merumuskan Keadaan Saat Ini

Dengan menganalisis keadaan sekarang secara baik, makadapat diperkirakan keadaan di masa yang akan datang.

3) Mengidentifikasi Kemudahan dan Hambatan

Dalam mengidentifikasi kemudahan dan hambatan dapatdipakai metode SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, andTreats).Kemudahan, hambatan, kekuatan, dan kelemahan dariorganisasi perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.

4) Mengembangkan Rencana untuk Pencapaian Tujuan

Tahap terakhir dari proses perencanaan diperlukanberbagai penilaian alternatif dan pengambilan keputusan untuk menentukan pilihan terbaik di antara berbagai alternative yang ada. Bagi sebuah organisasi, perencanaan sangat diperlukan,karena tanpa perencanaan yang baik, kegiatan organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Perencanaan yang baik akanmemberikan manfaat, antara lain sebagai berikut.

1) dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaan kegiatan

2) dapat menjamin tercapainya tujuan organisasi

3) dapat mengurangi resiko yang mungkin terjadi di masayang akan datang, dan

4) mudah dalam melakukan pengawasan.

b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian merupakan rangkaian aktivitas pembagian tugas yang akan dikerjakan, serta pengembangan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan, agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik.

Fungsi pengorganisasian meliputi:

1) perumusan tujuan secara jelas,

2) pembagian tugas pekerjaan,

3) mendelegasikan wewenang, dan

4) mengandung mekanisme koordinasi.

Ada beberapa bentuk organisasi yaitu sebagai berikut :

1) Organisasi Garis

Pada bentuk ini, wewenang pimpinan langsung ditujukan kepada bawahan.Bawahan bertanggung jawab langsung pada atasan. Contohnya adalah garis komando yang dilaksanakan oleh kesatuan militer.

Ada beberapa kebaikan organisasi garis yaitu:

a) proses pengambilan keputusan cepat,

b) kesatuan komando terjamin, karena berada pada satutangan,

c) pembagian kerja jelas dan mudah dilaksanakan, dan

d) jumlah karyawan sedikit serta rasa solidaritasnya tinggi.

Sedangkan kelemahan dari organisasi garis adalah sebagaiberikut.

a)      kecenderungan pimpinan bertindak otoriter,

b)      maju mundurnya organisasi berada di tangan satu orang,

c)      kesempatan kerja untuk berkembang terbatas, dan

d)     sistem kerja bersifat individual.

2) Organisasi Garis dan Staf

Pada bentuk ini, pimpinan dibantu oleh staf dalam pelaksanaan tugas.Kewenangan tetap berada pada pimpinan,dan pimpinan mendapat saran dari para staf ahli. Bentuk organisasi ini banyak ditemukan di berbagai instansi/perusahaan.

Kebaikan dari organisasi garis dan staf adalah sebagaiberikut.

a)      cocok diterapkan dalam organisasi yang bersifatkompleks;

b)      dengan berpedoman pada prinsip the right man in the rightplace, maka memungkinkan adanya spesialisasi;

c)      keputusan yang diambil lebih rasional karena dipikirkanlebih dari satu orang;

d)     adanya pembagian tugas secara lebih tegas antara pimpinan, staf, dan bawahan; dan

e)      koordinasi dapat berjalan dengan baik karena tiap-tiap bidang telah memiliki tugas yang sesuai.

Sedangkan kelemahan dari struktur organisasi garis dan staf adalah sebagai berikut.

a)      dimungkinkan terjadinya perintah lebih dari satu orang,sehingga pelaksanaan tugas sering menjadi bingung;

b)      karyawan cenderung tidak saling mengenal;

c)      solidaritas karyawan kurang; dan

d)     jumlah tenaga kerja yang diperlukan cukup banyak.

3) Organisasi Fungsional

Pada bentuk ini satuan-satuan organisasi disusun dalambentuk lurus, berdasarkan sifat dan macam fungsi yang harusdilaksanakan.Wewenang fungsional merupakan wewenangstaf yang dapat memberi perintah kepada bawahan yangsesuai dengan fungsinya.

Adapun kebaikan dan kelemahan dari struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut.

Kebaikan struktur organisasi fungsional antara lain:

a  )      adanya pembagian tugas yang jelas, maka kesimpangsiuranperintah dari atasan dapat dihindari,

b  )      adanya spesialisasi pekerjaan, sehingga produktivitassemakin tinggi,

c  )      koordinasi dapat dilakukan dengan mudah, dan

d  )     penggunaan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuaidengan fungsinya.

Kelemahannya organisasi fungsional antara lain:

a  )       tanpa mengadakan latihan terlebih dahulu, mutasi kerjasulit dilakukan,

b  )      koordinasi secara menyeluruh sulit dilakukan,

c  )      karena bidang tugas yang berlainan, maka dapat terjadipengkotak-kotakan karyawan, dan

d  )     kesimpangsiuran tugas masih mungkin terjadi karenaperintah bisa datang lebih dari satu orang.

c. Penyusunan Personalia (Staffing)

Penyusunan personalia merupakan aktivitas kepegawaianyang ditujukan untuk memperoleh tenaga kerja yang cakapdan dalam jumlah yang tepat.Fungsi staffing berkenaandengan penarikan, pelatihan, dan pengembangan sertapenempatan, dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerjanya.

d. Pengarahan (Leading/Directing)

Pengarahan merupakan aktivitas dalam manajemen yang berhubungan dengan pemberian bimbingan, saran-saran,motivasi, penugasan, perintah-perintah, atau instruksi kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan.

e. Pengendalian (Controlling)

Pengendalian merupakan serangkaian pengawasan agarpekerjaan berjalan sesuai dengan rencana yang telahditetapkan.

Ada beberapa langkah dalam proses pengendalian yaitu:

1)   menetapkan standar dan metode untuk mengukurprestasi;

2)   mengukur prestasi kerja;

3)   membandingkan apakah prestasi kerja sudah sesuaidengan standar yang telah ditentukan; dan

4)   pengambilan tindakan koreksi atau perbaikan.

BAB III

PENUTUP

Kesimpulan

Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi yang menjadi pokok bahasan dalam makalah ini, tentunya masih banyak kekurangan dan kelemahannya, kerena terbatasnya pengetahuan dan kurangnya rujukan atau referensi yang ada hubungannya dengan judul makalah ini.

Penulis banyak berharap para pembaca yang budiman sudi memberikan kritik dan saran yang membangun kepada penulis demi sempurnanya makalah ini dan dan penulisan makalah di kesempatan – kesempatan berikutnya.

Semoga makalah ini berguna bagi penulis pada khususnya juga para pembaca yang budiman pada umumnya

DAFTAR PUSTAKA

Terry George, R. The Principles of Management.

Ruseffendi.(1992). Pendidikan Matematika 3. Jakarta: Depdikbud

Sinaga, M. et al. (2006). Terampil Berhitung Matematika untuk SD Kelas IV. Jakarta: Erlangga